Manajemen Rekod Aktif

MANAJEMEN REKOD AKTIF

(Bahan ini diberikan untuk membantu mahasiswa dalam rangka ujian tengah semester mata kuliah sistem pemberkasan. Lebih rinci pelajari materi yang difotokopi dengan judul Information and Image Management : a records systems approach, ch. 5 dan 6, hal 100- 169. Harap dipelajari karena soal uts dari bahan fotokopi tersebut).

Pengertian arsip/rekod

Rekod dan arsip diciptakan oleh semua orang dan institusi. Individu, keluarga, bisnis, asosiasi dan kelompok, partai politik dan pemerintah semua menciptakan arsip/rekod setiap hari. Arsip yang tercipta oleh lembaga pemerintah atau institusi lain dalam pemerintah umumnya atau secara khusus dikenal sebagai ’arsip pemerintah’ pengelolaannya harus diatur oleh peraturan, yang ditentukan bagaimana mereka diolah melalui daur hidupnya.

Arsip pemerintah adalah arsip yang diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh sektor pemerintah. Arsip swasta: arsip yang diciptakan, diterima dan dipelihara oleh sektor non pemerintah, keluarga atau individu berkaitan dengan pemerintah maupun swasta.Adalah bahwa tanggung jawab utama pemerintah adalah peduli terhadap rekodnya sendiri, khususnya bila rekod dibutuhkan untuk administrasi untuk layanan pemerintah.

Sistem pemberkasan (filing system) dan skema klasifikasi

Pemberkasan adalah satu tugas pekerjaan penting di setiap kantor. Bila rekod yang benar tidak disimpan dan diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika dibituhkan, kemudian dia melayani fungsi yang tidak berguna. Pemberkasan dapat secara ekstrim tugas yang kompleks dengan system intrik. Sistem pemberkasan dapat langsung dan tidak langsung dan membutuhkan campurtangan indeks untuk pengaksesan. Apapun sistem pemberkasan yang anda pilih atau sistem yang diadopsi dari intitusi anda, ada dua hal penting yang perlu diingat, yaitu :

 Pertama, sitem pemberkasan sederhana adalah yang mudah digunakan dan dipahami, yang penting sistem tersebut dapat memenuhi jangka panjang. Kesederhanaan  sistem pemberkasan mengorbankan kekhususan atau ketepatan, tetapi lebih meningkatkan kemudahan dan kecepatan penggunaan.

Prinsip kedua, adalah rekod yang diberkaskan dalam skema yaitu yang membantu anda kemudahan untuk mencarinya. Bentuk pernyataan sederhana adalah ’berkas untuk penelusuran’. Sebagai contoh, jangan memberkaskan invoice berdasarkan nomor invoice bila mencarinya berdasarkan nama vendor. Tidak ada skema pemberkasan tunggal yang terbaik untuk setiap kantor. Bahkan mungkin tidak ada sistem yang satu ntuk setiap series rekod dalam satu kantor. Sebagai contoh : unit kerja keuangan akan menggunakan sistem berbeda dengan unit kerja kepegawaian.  

Jadi satu yang penting dan diingat, bahwa sistem pemberkasan sederhana dan yang mudah diingat dan digunakan, banyak orang yang akan menggunakannya dan lebih mudah untuk menjelaskan kepada petugasnya. Lebih penting lagi bahwa, satu yang harus diingat sistem pemberkasan yang diadopsi atau dibuat memungkinkan untuk memberkaskan rekod secara efisien dan efektif dalam penemuan kembali rekod. Dengan kata lain, agar persyaratan rekod yang lengkap dan akurat terpenuhi maka organisasi harus membangun sistem pemberkasan  agar rekod dapat dicari dan diketemukan kembali sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Definisi berkas (file), sebuah berkas merujuk kepada unit fisik dari kandungan informasi dalam sebuah kertas atau elektronik. Rekod yang besatu dalam berkas untuk mengembangkan keteraksesan dan identifikasi. Tujuan sebuah berkas, berkas yang diciptakan dan tercakup dalam system pemberkasan adalah untuk memberikan bukti formal dari transaksi kegiatan atau sebuah organisasi. Mereka mempunyai tujuan adalah untuk menangkap, memelihara dan memberikan akses bukti kegiatan setiap waktu dalam rangka praktek pertanggungjawaban dan praktek kegiatan.

            Pengembangan sistem pemberkasan yang logis untuk mempercepat dan kecepatan system pemberkasan, penelusuran informasi yang cepat, meningkatkan perlindungan informasi dan meningkatkan stabilitas administrative, kelangsungan dan efisien.

            Filing system menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.

Sementara itu filing system, ICA mendefinisikan sebagai suatu rencana klasifikasi  untuk pengaturan fisik rekod, penyimpanan dan penemuan kembali file, biasanya diidentifikasi dengan simbol yang menggunakan abjad, nomer atau kombinasi. Berdasarkan hal tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian klasifikasi mempunyai kesamaan dengan filing sistem. Dalam materi klasifikasi disinin titik berat bukan pada praktek memberkaskan rekod tetapi lebih kepada memilih sistem klasifikasi/filing yang sesuai dengan ukuran/jenis perusahaan/lembaga, volume rekod dan tipe arsip yang disimpan.

Pemberkasan rekod/arsip

Badan korporasi menciptakan dan menerima rekod sebagai bagian kegiatannya. Rekod yang diciptakan maupun yang diterima harus disusun, disimpan untuk ditemu balik kemudian digunakan oleh pemakai. Penyimpanan ini memerlukan sebuah sistem tersendiri. Untuk menyusun rekdo, kita memerlukan sistem pemberkasan, arstinya penyusunan arsip dinamis secara sistematis, logis yang menggunakan angka, huruf, kombinasi angka dan huruf untuk identifikasi rekod.

Rancangan sistem pemberkasan adalah merupakan perkiraan dan penentuan kebutuhan di dalam rangka implementasi penyimpanan berkas. Fungsi dari rancangan pemberkasan ini adalah untul: 1) menentukan sistem pemberkasan untuk seluruh subyek/masalah yang terdapat dalam skema kalsifikasi, 2) menentukan susunan pemberkasan rekod untuk setiap kelompok rekod, mulai dari tingkatan dokumen, subfile, file dan series. Semua ini merupakandasar untuk melakukan pemberkasan, penataan dan penyimpanan serta temu kembali rekod.

Sistem pemberkasan ini merupakan jantung dari kegiatan penyimpanan dan temu kembali informasi. Faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan sistem pemberkasan adalah :1) menetukan rekod, 2) menentukan bidang-bidang kegiatan organisasi, 3) menentukan karakteristik organisasi.

Terdapat beberapa pandangan tentang macam metode pemberkasan, Seperti Kennedy (1998:169-171) menyatakan secara garis besar pemberkasan menggunakan sistem numerik dan sistem abjad. Sulistyo (1999:93) menyatakan terdapat sistem utama pemberkasan rekod, yaitu abjad numerik klasifikasi, kronologis dan warna. Menurut Gunarto (1991:19), Ann Bennick (1989) dalam ARMA, dan Martono (1990:22) dari metode pemberkasan yang ada secara garis besar pemberkasan digolongkan ke dalam tiga jenis  yaitu sistem numerik/angka, sistem abjad dan sistem subyek?

Sistem pemberkasan yang disebutkan di atas merupakan pengolahan rekod yang tercetak atau konvensional. Dewasa ini telah banyak kantor menggunakan media elektronik untuk manajemen rekodnya. Agus Sugiarto (2005:122) mengatakan ’dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Lebih lanjut Agus Sugiarto (2005:123) mengatakan penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik yang berbasiskan dengan penggunaan komputer.

Terdapat  5 (lima) sistem utama pemberkasan rekod ialah 1) abjad; 2) numerik; 3) klasifikasi; 4) kronologis dan 5) warna. Susunan abjad masih dapat diperluas lagi menurut abjad nama, abjad geografi dan abjad subyek. Beberapa sistem dapat dikombinasikan menjadi sistem campuran, mislanya abjad dengan numerik dikenal sebagai sistem alfanumerik atau abjad geografi ditambah dengan abjad nama orang ataupun abjad dikombinasikan dengan warna. (Sulistyo Basuki, 2003:75).

a.      Sistem Numerik

Sistem ini menggunakan nomor, atas dasar urutan angka/nomor, biasanya dari angka terkecil ke angka terbesar. Pemberkasan urut angka merupakan sistem yang paling sederhana. Rekod diatur berdasarkan urutan angka seperto 01, 02, 03, 04 dan seterusnya. Sistem ini umumnya digunakan untuk penyimpanan cek, slip pembayaran, rekod personil, pasien dan semua tipe rekod yang memiliki nomor tertentu dan menandai dokumen bersangkutan. Sistem urutan angka hanya efektif jika rekodnya tidak melebihi 5000 berkas. Jika lebih dari itu akan mengalami kesulitan. Karena akan memakan waktu jika memberkaskan dengan jumlah lebih dari 4 angka (martono, 1990:23). Susunan rekod personal seperti rekod pasien, kepegawaian dapat digabungkan dengan indeks nama pemilik nomor bersangkutan. Untuk memudahkan penemuan kembali, setiap 25 folder ditempatkan guide baru sebagai pembatas. Pada perkembangan ada nomor tidak berurut yaitu penyusunan yang dilakukan dengan cara tertentu, tanpa memperhatikan urutan penomoran seperti pada umumnya. Aturan ini hanya diketahui oleh filer atau orang tertentu saja, seperti sistem terminal – digit (angka terakhir) , middle – digit (angka tengah) dan urutan tanggal.

b.      Sistem berabjad

Sistem ini merupakan sistem atas dasar abjjad, yaitu dengan menggunakan urutan abjad nama orang, organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi. Pemberkasan atas dasar sistem abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Rekod yang diatur berdasarkan sistem ini antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah langganan, pasien dan sejenisnya.

c.       Sistem Subyek

Sistem ini mempunyai diterapkan pada rekod korespondensi (surat dan sejenisnya), kegiatan lain seperti penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan saja ketrampilan di bidang penataan berkas tetapi juag kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasi. Walaupun berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya adalah masalah yang terkandung dalam rekod, namun dalam pengaturan foldernya dapat dgabungkan dengan sistem lainnya, bargantung kepada indeks yang digunakan (abjad, subyek atau angka). Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang lainnya.

d.      Kombinasi

Sistem dapat dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan subyek atau lainnya.

Persyaratan untuk sistem pemberkasan rekod

¨      Sistem harus sederhana untuk mengurangi tingkat kesalahan dan memfasilitasi penggunaannya untuk semua pegawai. Seharusnya dirancang untuk kebutuhan normal organisasi dan tidak untuk atau kemungkinan perkecualian.

¨      Berkas harus mengandung informasi yang berhubungan dengan kegiatan dan fungsi yang mana didokumentasikan.

¨      Sistem harus mempunyai struktur numerik atau alfanumerik, yang setiap unsurnya sama dengan fungsi judul berkas maksimum 4 unsur. Jenis berkas seperti yang sudah dijelaskan di atas, yaitu abjad, numerik, alfanumrik dan kata kunci. Sistem yang umum digunakan adalah alfanumerik.

¨      Kesesuaian : sistem harus memenuhi kebutuhan pengguna/departemen

¨      Pemeliharaan yang baik: adanya system yang membantuk untuk mencari; cukup aman; kebijakan tentang penyiangan yang jelas; control rekod yang sesuai pada penciptaan dan penambahan pemberkasan; penyimpanan yang aman dan cukup untuk bahan arsip.

¨      Dapat mengadaptasi : system harus fleksibel dan cukup dalam memenuhi kebutuhan organisasi.

¨      Aksesibilitas : system harus memungkinkan pengguna untuk mengklasifikasi rekod dan dapat mencarinya tanpa ada gangguan.

¨      Akuntabilitas : harus mencakup mekanisme audit sehingga menjaga kegagalan praktek dan prosedur .

Sistem pemberkasan dapat gagal untuk mengoperasikan secara efektif dengan alasan seperti : beban terlalu berat; tidak adanya rujukan silang; koresponden yang usang; tidak adanya system untuk penemuan kembali; ketidak sesuaian perlengkapan; lamanya waktu penemuan kembali, berkas yang menumpuk dan semuanya harus ada pendekatan untuk merevisi dan menyimpan.

Klasifikasi

Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas keamanan rekod.

Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513).

Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace  (1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis.

Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file), dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson, 1974:14). Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan.

(Lebih rinci pelajari pada bahan yang sudah difotokopi).

Fungsi tempat penyimpanan arsip aktif dan in-aktif.

Keputusan dalam memindahkan arsip akan membantu,  pertama, untuk mengurangi biaya peralatan karena arsip yang tidak aktif dapat disimpan di tempat yang tidak terlalu mahal. Kedua, lemari atau rak penyimpanan yang pernah digunakan melalui pemindahan berkas dapat menyediakan ruang tambahan untuk berkas aktif yang baru. Terakhir, efisiensi dari tempat penyimpanan dan pencarian berkas yang aktif dapat dikembangkan karena kepadatan berkas telah dikurangi; dan ruang dalam laci, lemari, rak atau tempat penyimpanan secara komputerisasi akan bertambah.

Pemindahan arsip dilakukan menurut jadwal penyimpanan atau berdasarkan tanggal arsipnya. Beberapa alasan berikut juga mengapa pemindahan arsip dilakukan :

1. tidak ada lagi ruang yang tersedia untuk penyimpanan arsip aktif
2. menimbulkan biaya lebih, karena peralatan penyimpanan dan ruang kantor tambahan meningkat dan dikurangi biayanya dari penyimpanan terdekat atau penyimpanan offsite menjadi alternatif yang menarik.
3. arsip yang disimpan tidak lagi diminta dan karena itu siap untuk dipindahkan
4. beban kerja telah berkurang, dan waktu tersedia untuk kegiatan pemindahan arsip
5. kasus atau proyek arsip telah mencapai waktu akhir(kontrak telah kadaluwarsa, kasus hukum diselesaikan dan ditutup)
6. membentuk kebijakan organisasi yang mengharuskan setiap divisi untuk memindahkan arsip pada waktu yang ditetapkan.

Organisasi atau unit kearsipan pencipta dan penyimpan arsip dalam lembaga.

1. Arsip aktif : Central File atau Unit Kerja – Unit Pengolah

Rekod organisasi sebanyak 25 % umumnya dikategorikan aktif yaitu rekod yang digunakan administrasi sehari-hari oleh organisasi. Arsip aktif menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer untuk melakukan kegiatan operasional terkini.

            Berhubung rekod aktif adalah bagian yang vital dalam fungsi pembuatan keputusan, maka rekod harus tersedia bagi manajer setiap saat ketika dibutuhkan. Kecepatan pelayanan untuk rekod jenis ini adalah sangat perlu. Penelusuran difasilitasi dengan menyimpan rekod aktif yang dekat dengan orang yang membutuhkannya. Pilihan sistem penyimpanan rekod aktif bisa secara terpusat atau perbagian (sentralisasi dan desentralisasi).         

1.1. Sistem penyimpanan sentralisasi

Penyimpanan rekod secara sentralisasi yaitu menyediakan tempat untuk semua rekod aktif dalam satu lokasi dalam institusi. Semua rekod yang dibutuhkan perlu disimpan di wilayah sentral atau pusat dan setiap departemen harus menyimpannya di lokasi tersebut. Sentralisasi umumnya cocok untuk organisasi yang kecil, organisasi yang besar tidak efisien karena menyebabkan ketidak nyamanan bagi departemen. Sentralisasi memberikan pendekatan yang seragam pada sistem rekod, karena semua rekod disimpan dan diatur dengan sistem yang sama dan dicari dengan prosedur yang sama. Oleh karena itu keuntungan sentralisasi menguntungkan dalam hal :

¨      Menyediakan prosedur yang konsisten

¨      Identifikasi tanggungjawab dan akuntabilitas

¨      Menyimpan rekod yang berkaitan bersama

¨      Training sataf baru

¨      Memberikan layanan yang sama untuk semua departemen

¨      Meminimalkan duplikasi rekod

¨      Memberikan penggunaan ruang, peralatan dan tenaga yang lebih baik

¨      Memberikan peningkatan keamanan rekod

¨      Memberikan satu penelusuran.

1. 2. Sistem penyimpanan desentralisasi

Sistem desentralisasi adalah satu dalam setiap departemen atau unit ada tempat penyimpanan dalam lokasi tersebut. Umumnya manajer rekod menyukai sistem ini, karena memberikan kemudahan dalam pengawasan rekod dan rekod miliknya dapat diakses setiap saat. Keteraksesan dan kontrol rekod harus seimbang untuk menghindari setiap departemen yang tidak mempunyai wewenang untuk mengakses. Masalah yang muncul dengan sistem ini adalah :

¨      Setiap departemen mempunyai sistem sendiri; maka tidak adanya sistem seragam dalam sistem tata kearsipannya

¨      Setiap departemen menyimpan rekodnya sendiri ; sehingga rekod yang berkaitan tidak disimpan bersama

¨      Beberapa departemen kemungkinan akan menyimpan rekod yang sama; yang akan menyebabkan duplikasi rekod

¨      Departemen mungkin akan menggunakan peralatan duplikat atau memelihara peralatan yang tidak berguna; maka penggunaan peralatan tidak realistik

¨      Setiap departemen cenderung menyimpan rekod dalam format yang berbeda, maka keamanan rekod tidak mencukupi atau mudah rusak.

Memang bila informasi yang harus segera dibutuhkan maka sistem ini sesuai, karena setiap departemen dapat mengawasi rekodnya secara langsung.

1.3. Sistem penyimpanan arsip secara kombinasi atau gabungan

Sistem kombinasi memberikan departemen untuk menyediakan rekodnya sendiri dibawah kontrol sistem yang terpusat (sentral). Keuntungan pengawasan atau kontrol secara terpusat adalah sistem penyimpanan dan penelusuran seragam; meminimalkan berkas yang tidak teratur dan kehilangan rekod; meminimalkan duplikasi rekod; menyediakan pembelian terpusat yang dapat mencapai efisiensi dan efektifitas biaya serta menyediakan perpindahan rekod dalam rangka program jadwal pemusnahan dan memberikan lebih baik dalam struktur manajemen.

2. Arsip inaktif : records center : pusat rekod-unit kearsipan

Penyimpanan rekod merujuk pada memberikan ‘rumah’ rekod ketika sudah semi aktif atau inaktif,  tetapi rekod tersebut masih disimpan. Rekod ini sudah jarang digunakan tetapi masih disimpan untuk keperluan rujukan, untuk keperluan audit, atau untuk keperluan hukum atau alas an kearsipan lebih murah bila disimpan diluar area perkantoran. Untuk alasan ekonomi inilah pusat rekod dirancang dan dibangun. Tujuan merancang dan mengoperasaikan pusat rekod adalah :

1.      untuk mencapai ekonomis dan efisien dalam penyimpanan, penelusuran dan pemusnahan rekod inaktif;

2.      untuk keamanan dari baik pada akses yang tidak berwenang, maupun untuk penghancuran rekod ini dalam rangka tanggungjawab pada pengguna atau pelanggan;

3.      melindungi penyimpanan rekod dari resiko bencana alam seperti kebakaran, kebanjiran dan gempa bumi.

Keuntungan ekonomi menyimpan rekod inaktif di tempat lain dibandingkan di area kantor. Bisa dibayangkan biaya atau harga per meter persegi lantai di kota lebih mahal dibandingkan di desa atau tempat yang agak jauh dari kota, akan tetap lebih mahal dibandingkan gudang itu sendiri. Pusat rekod secara khusus dirancang yang merupakan jenis tempat penyimpanan rekod inaktif yang memberikan keamanan, ekonomis dan kepadatan yang tinggi, tetapi dengan alasan untuk legal dan alasan administrasi. Pengaturan dan operasional secara benar, pusat rekod adalah komponen penting dalam program manajemen rekod dan sumber kritis untuk biaya penyimpanan rekod inaktif dari siklus hidup informasi. Oleh karena itu, pusat rekod dapat memberikan penghematan biaya dalam peralatan dan ruangan, yaitu :

1.      Ruang pusat rekod  digunakan lebih baik – lebih dari lima kali lipat rekod disimpan per meter perseginya sama dengan ruang kantor dengan menggunakan peralatan lemari yang padat (compact-seperti roll opac).

2.      Ruang pusat rekod yang jauh dari kota harganya lebih murah – dalam hitungan rata-rata menghemat kurang lebih 750-1500 persen.

3.      Biaya untuk petugas lebih murah di luar kota

4.      Menghemat biaya perlatan karena pusat rekod menggunakan peralatan yang compact dibandingkan peralatan biasa yang digunakan di kantor, penghematan ini kira-kiran 25 persen.

Yang perlu dicatat bahwa, walaupun secara tradisional kita membangun pusat rekod untuk kepentingan ekonomis, pusat rekod diperlukan sebagai pusat rujukan atau pusat layanan rekod untuk institusi yang bersangkutan. Artinya, manajer rekod akan mengembangkan pusat rekod bila ada jaminan bahwa memang mengurang biaya perawatan ruang dan peralatan penyimpanan, rekod yang disimpan aman dari pencurian atau akses yang tidak berwenang, dan tidak hilang. Walaupun program penyimpanan rekod adalah bagian dari tahap akhir dari siklus hidup rekod, maka program ini tetap harus direncanakan pada saat melakukan survei rekod. Karena survei rekod mulai mendapatkan informasi tentang sistem pemberkasan yang membingungkan, barangkali ketidak sesuaian penggunaan perangkat lunak, tidak adanya prosedur ’back-up’ perlindungan, mungkin juga tidak efisiennya peralatan pemberkasan.

Program penyimpanan rekod seharusnya dapat menangani semua jenis media rekod, menyediakan tempat yang sesuai untuk semua jenis media rekod, memungkinkan keamanan yang lengkap, dan menyediakan untuk layanan rujukan yang lengkap. Disisi lain kita memiliki kekurangan, bahwa tidak tersedianya dana yang memamdai, ruang terbatas, tenaga, peralatan bahkan ahli dalam bidang ini menjadi hambatan untuk membuat pusat penyimpanan rekod. Tetapi janganlah kekurangan ini jangan dijadikan alasan bahwa kita tidak dapat membangun pusat penyimpanan rekod. Manajer rekod harus segera memulainya walaupun masih jauh dari sempurna.

Pusat rekod yang dimaksud dalam konteks di negara kita dapat disamakan adalah unit kearsipan. Sesuai dengan penjelasan dalam pasal 3 PP No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip) yang dimaksud dengan unit kearsipan adalah unit yang bertugas mengarahkan dan mengendalikan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja). Hal ini juga dijelaskan oleh pasal 17 UU No.8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan) bahwa yang dimaksud dengan Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah diselesaikan oleh unit pengolah untuk disimpan dan dipelihara.

Apapun yang didefinisikan tentang pusat penyimpanan rekod, dalam mengembangkannya, ada 4 (empat) faktor yang harus ditentukan seprti dibawah ini:

1.      Apa yang akan disimpan?

§  Media rekod

§  Tingkat kerahasiaan rekod

§  Jumlah rekod

2.      Bagaimana menyimpannya?

§  Lingkungan penyimpanan khusus, kelembaban, suhu atau temperatur ruangan

§  Ekstra keamanan

3.      Tingkat layanan apa yang akan disediakan?

4.      Dimana akan disimpan?

§  Tujuan membangun pusat rekod

§  Apakah arsip

§  Penyimpanan komersial?

§  Lantai dasar?

3. Jenis pusat rekod

3.1. Pusat rekod on-site

Pusat rekod yang umum ada di dalam gedung yang sama di institusi tersebut, lokasi biasanya di lantai dasar gedung. Ruang pusat rekod di lantai dasar banyaknya rekod tidak menjadi halangan, hanya saja memiliki kerugian bila ada banjir. Sehingga pusat rekod seperti ini harus difikirkan perlindungan terhadap bahaya kebakaran, banjir, keamanan dan pencahayaan.

3.2. Pusat rekod off-site

Lokasi pusat rekod diluar gedung tetapi dibawah operasional lembaga tersebut. Biasanya pusat rekod jenis ini digunakan oleh institusi yang sangat besar, dimana bila menyimpan rekod di gedungnya membutuhkan ruang yang sangat besar dan biaya sewa gedung sangat mahal. Faktor yang harus diperhatikan adalah faktor keamanan dan keteraksesannya.

3.3. Jasa pusat rekod komersial

Komersial pusat rekod biasanya  penitipan penyimpanan rekod in-aktif organisasi dengan biaya yang cukup mahal, karena organisasi perlu membayar titipan dan layanan jasa yang dilakukan oleh pusat rekod tersebut. Jasa ini juga digunakan bila organisasi tidak memiliki ruangan untuk menyimpan rekod inaktif.

Pusat rekod untuk menyimpan rekod inaktif karena dari proses penjadwalan atau penyusutan untuk dilakukan pemindahan. Pemindahan rekod inaktif dari unit kerja digunakan daftar rekod yang dipindahkan dilampirkan berita acaranya.

Pusat rekod komersial kemungkinan bersaing dengan off-site pusat rekod, tetapi tetap pertimbangannya adalah bahwa kebanyakan organisasi kekurangan penyediaan keamanan, dan faktor ekonomi untuk pengaturan rekod inaktif serta bila dibandingkan membeli fasilitas, pembelian rak dan pemeliharaan peralatan, jasa pusat rekod komersial lebih murah dan nyaman. Jasa pusat rekod akan memberikan beban biaya kepada organisasi tergantung kepada jasa layanan yang diminta. Jasa layanan yang dapat diberikan oleh pusat rekod komersial adalah :

¨      Pengantaran dan pengambilan rekod

¨      Memasukkan data ke dalam database

¨      Pencarian rekod

¨      Pengantaran rekod yang diperlukan

¨      Fotocopi

¨      Scan, fax dlsb

¨      Pemusnahan rekod

¨      Pembuatan laporan secara periodik.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan rekod

Apa yang akan disimpan di pusat rekod?

Keputusan yang harus diambil adalah menyangkut rekod apa yang akan diterima di pusat rekod. Seperti pertanyaan kertas tetapi bukan buku? Gambar teknik buka foto? Pita magnetik bukan disket? Setiap bahan atau media tersebut mempunyai kebutuhan kemasan, lingkungan penyimpanan atau peralatan untuk pemeliharaannya. Apakah semua ini bisa diperoleh, dipelihara dan dijalankan? Apakah tingkat kerahasiaannya dapat dijamin? Apakah mungkin anggarannya mencukupi untuk membayar staf keamanan? Dari hasil survei rekod akan terlihat jumlah perkiraan rekod inaktif per tahun dan dalam media apa saja.

Bagaimana rekod harus disimpan?

            Sebagian besar rekod non kertas sangat membutuhkan lingkungan yang terkontrol untuk penyimpanan jangka panjang. Sementara itu banyak juga rekod yang harus segera dimusnahkan, lainnya mungkin akan dipindahkan ke arsip nasional sebagai arsip statis, sehingga kondisi lingkungan di tempat penyimpanan harus disesuaikan dengan media rekodnya. Anda harus mengetahui beberapa kondisi ruang tempat penyimpanan yang dibutuhkan pada saat ini (kemungkinan saja bis berubah).

• Kertas harus disimpan dalam temperatur lingkungan antara 13-18 derajat celcius, dengan tingkat kelembabab ruan antara 55-65%;
• Mikrofilm harus disimpan dengan kondisi temperatur ruang penyimpanan antara 15-20 derajat celcius dan kelembabannya 20-40 %. Juga harus bersih dari debu dan gas yang dikeluarkan oleh lemari arsip kabinet dan juga gas diazo dari film duplikat;
• Slide berwarna membutuhkan ruang yang gelap, dengan temperatur  18 derajat celcius dan kelembaban antara 30-35%;
• Pita magnetik dan disk membutuhkan ruang stabil dengan temperatur 20 derajat celcius dan kelembaban 50% serta bebas debu.

Dengan demikian ruangan terpisah dalam pusat rekod harus mempunyai kondisi lingkungan yang berbeda karena menyimpan media berbeda, anda harus menghindari penyimpanan rekod dalam ruang yang sama untuk media rekod yang berbeda. Masalah lain yang juga harus diperhatikan adalah tentang keamanan rekod. Pengguna sangat mengharapkan bahwa rahasia atau tidak, rekodnya yang akan disimpan, mereka ingin rekod yang disimpannya aman dari bahaya api, banjir, rusak bahkan hilang.

Tingkat layanan apa yang diberikan oleh pusat rekod?

Sebuah fasilitas penyimpanan dapat dengan mudah mengontrol lingkungan dan keamanan gedung, yang mana departemen atau organisasi  ’dialloted” dalam ruang tertentu. Ruang ini dibagi dalam, dan setiap departemen menangani areanya sendiri. Departemen mengirim petugasnya untuk menyimpan, mencari dan memelihara rekodnya. Manajer rekod tidak melakukan apapun  selain memelihara lingkungan dan keamanan gedung. Keuntungan seperti ini adalah sangat murah, hampir membutuhkan staf administrasi. Kerugiannya adalah sementara menyediakan penyimpanan fisik, tidak efisien penggunaan ruang, dan manajer tidak, dalam kata lain, memberikan bantuan ke manajemen rekod. Tetapi, bagaimanapun memberikan lebih langsung mengawasi dibanding jika departemen tidak memiliki pusat rekod, atau secara individu kontrak dengan komersial fasilitas pusat rekod.

Sebagian pemilihan pusat rekod akan memberikan rujukan informasi penuh dan layanan penyimpanan. Dalam hal ini, fasilitas tertentu adalah aman dan dijalankan secara penuh oleh staf manajemen rekod. Pengiriman, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, penghancuran, dan pemindahan semuanya dilakukan oleh staf manajemen rekod. Satu departemen rujukan penuh akan menelusur berkas, dokumen atau tape atas permintaan; atau akan menelusur informasi di disk atau tape atau membuat laporan. Keuntungan  dari sini, adalah keamanan yang tinggi untuk informasi, dan mengelolanya sebagai sumber, lebih tinggi untuk mengeksploitasinya, untuk keuntungan organisasi. Kerugiannya adalah, kebutuhan yang besar staf berkualitas, kendaraan, perangkat keras dan perangkat lunak komputer, adalah mahal.

Pusat rekod dapat dilakukan oleh institusi, pemerintah atau organisasi lain untuk penggunaan sendiri. Seperti, pusat rekod in-house adalah sangat penting dalam komponen program manajemen rekod, maka organisasi juga terkadang melakukan pembayaran dengan kontrak pusat rekod komersial yang memberikan harga untuk penyimpanan rekodnya. Beberapa organisasi menggunakan penyedia jasa komersial sebagai tambahan pusat rekodnya khusus untuk jenis rekod atau khusus untuk wilayah tertentu. Ada tiga pilihan untuk pusat rekod yaitu: pusat rekod on-site (dalam gedung); fasilitas off-site (diluar gedung) yang dikelola oleh organisasi dan pusat rekod komersial.

Beberapa kriteria yang menjadi dasar tingkat layanan karena adanya kebutuhan dan kemampuan organisasi, yaitu:

1. Kebutuhan informasi pengguna, apakah rekod masih dibutuhkan sebagai informasi secara reguler atau memang informasi masih digunakan atau memang berguna dan lainnya. Hal ini harus ditanyakan ke departemen apakah masih dibutuhkan?
2. Keuntungan ’sharing’ informasi, dalam survei rekod, manajer rekod akan mengetahui departemen atau bagian mana yang akan mempunyai rekod duplikat.
3. Biaya, layanan penyimpanan pusat rekod harus jelas menguntungkan pengguna
4. Ketersediaan staf yang berkualitas, dibutuhkan staf yang berkualitas.

Dimana akan disimpan?

Untuk menentukan dimana rekod akan disimpan, manajer rekod dalam memilih harus mempertimbangkan hal-hal berikut, dibawah ini:

• Media – apakah tempat penyimpanan dapat menerima semua jenis media rekod?
• Jumlah – adalah hal yang lebih penting mudah untuk tempat yang besar untuk menyimpan semua rekod?
• Keamanan – apakah keamanan lebih penting dibanding yang lain?
• Lingkungan – atau lingkungan yang sesuai , untuk memungkinkan kelangsungan hidup rekod, lebih penting?
• Layanan- akhirnya, kualitas dan jumlah layanan rujukan menjadi perhatian primer.

Share this post